Sistema de la calidad - Proceso de Mejora Continua

En agosto de 1999 el Tribunal de Cuentas de Mendoza comenzó con las reuniones previas para la certificación de las Normas ISO. A través de los años se llevaron a cabo todas las recertificaciones necesarias, como así también las certificaciones con las nuevas versiones de las normas ISO, tales como la 9001:2000 y la 9001:2008. En 2019, a casi 20 años de aquel comienzo, en marzo de 2019 y reafirmando su proceso de mejora continua, nuevamente el Tribunal certifica Normas ISO 9001:2015.

En este proceso de mejora, y en función de la necesidad de continuar trabajando en un contexto lleno de cambios y desafíos, durante el 2019, se realizaron distintas Jornadas de actualización de las Políticas de la Calidad Institucional, así como de los Objetivos Estratégicos de largo plazo de la Organización. Se llevó a cabo una Jornada de sensibilización Institucional y luego se armaron Mesas de trabajo en las que participó el personal del Tribunal a fin de analizar, replantear y proponer un nuevo Plan para los años venideros, así como se hiciera hace 20 años. Después del debate en las distintas mesas de trabajo, surgieron varios aspectos para actualizar el Acuerdo N° 3220, donde el Tribunal definió su Visión, Misión, Políticas y Objetivos de la Calidad, llegando a modificar el mismo mediante el Acuerdo N° 6506, y estableciendo las Políticas y Objetivos organizacionales para los años venideros. Con este gran paso, el Tribunal construyó un Plan de Mejora Continua con objetivos y acciones estratégicas claras, basados en el compromiso y capacidad de las personas que forma parte de la institución.

Por otra parte, y con el objetivo de estar cerca de la comunidad y entorno del que forma parte nuestra institución, y para contagiar el camino de mejora continua hacia otros Organismos de Control, el Tribunal firmó Convenios de Cooperación con distintos Órganos de control del país, afianzando de esta manera su posición de organismo a la vanguardia, en lo que se refiere a la calidad institucional.

Grupos de Mejora

Son equipos de trabajo dedicados a la mejora constante de la calidad. La idea del trabajo en grupo se basa en el reconocimiento de que la calidad es competencia de todos y que quienes mejor conocen los procesos de trabajo son quienes los realizan diariamente.

Los Grupos de Mejora tienen como misión identificar, analizar y proponer soluciones a ineficiencias del propio trabajo o actividad. En organizaciones medianas o grandes suelen estar constituidos por personas de diferentes unidades y perfiles profesionales. Generalmente son equipos "temporales" que se concentran en el análisis que realizan de sus propios procesos de trabajo y las propuestas que logran llevar adelante para mejorar dichos procesos

En 2019 están activos los siguientes Grupos de Mejora:

    • Un El objetivo del grupo consiste en revisar y actualizar los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad a fin que la documentación del sistema se encuentre en consonancia con los procesos, procedimientos y tareas que se desarrollan en el organismo, como así también con la legislación nacional, provincial e institucional vigente que enmarca el mencionado Sistema de Gestión. En relación a los objetivos se trabajó modificando 38 Instrucciones de Trabajo, 3 Procedimientos del Sistema de Gestión y el Manual de Gestión de la Calidad

    • Se diseñó y desarrolló el papel de trabajo del Conocimiento del Ente que forma parte de la Planificación digital de cada cuenta.

      Se realizaron capacitaciones sobre el tema en todos los sectores, por parte de los integrantes del Grupo, quienes expusieron al tribunal los avances en este tema. Posteriormente se armaron talleres con la temática de Costeo y de Manual de Auditoría.

      Se unificó el Modelo de Planificación para las Direcciones de Cuentas, se expusieron en el SIGESCO para que puedan ser consultadas por cualquier agente del Tribunal, asimismo se puede consultar el seguimiento de la Planificación.

      Se trabajó con los Jefes de las Mesas de entradas de todos los sectores, identificando en detalle los procesos y tareas que realizan, a fin de estandarizar criterios y determinar la necesidad de modificación de todas las Instrucciones de trabajo que son necesarias para la mejora de su trabajo. Se aprobaron la Instrucciones referida a la planificación de las Funciones de apoyo, nucleadas en la Dirección de Administración.

    • El trabajo realizado por el grupo durante el 2019 es el siguiente:

    • Descripción del Proyecto para la implementación de Domicilio Electrónico. Elaboración de proyecto de Acuerdo para la introducción del domicilio electrónico en la nómina de responsables, el que fue formalizado por Acuerdo N° 6499 emitido en octubre de 2019.
    • Programación de las funcionalidades necesarias en SIGESCO que nos permitirán:

      El envío de casilla de notificación inicial al domicilio electrónico validado.

      Dicha facilidad permitirá al Tribunal, eficientizar la comunicación con el cuentadante, dado que la entrega inicial de Casilla Electrónica Personal ya no se realizará mediante procedimiento manual (cédula en papel y notificación personal).

      El cuentadante contará con un mecanismo complementario a la notificación en la casilla de notificación, ingresando a su domicilio electrónico validado. De esta manera se busca incrementar el porcentaje de lectura de las notificaciones realizadas por el organismo.

    • Presentación a integrantes del Grupo de las funcionalidades programadas en SIGESCO, las cuales comenzaran a funcionar en febrero 2020.
    • Se trabajó en la reorganización de los Indicadores de Procesos, en función de los objetivos estratégicos e institucionales, incorporando algunos de los indicadores de las Funciones de Apoyo.

      Además, se realizó la encuesta a funcionarios en los meses de junio y julio obteniendo información clara de la satisfacción de los Cuentadantes en cuanto a los servicios del Tribunal. Se presentó al Honorable Cuerpo, los resultados de la misma. A partir de las sugerencias recibidas de los cuentadantes, se envió al área de Capacitación, las necesidades planteadas por los Cuentadantes, de manera de incluir en el Plan de Capacitación 2020, todas aquellas sugerencias y pedidos recibidos de los Organismos.

      Por otra parte, se trabajó en el diseño de la Encuesta de Clima laboral a realizar en el 2020.

      Se confeccionó un proyecto de modificación de la documentación de la Calidad referida a los Indicadores del Tribunal.

    • Se continuó trabajando en el análisis de las normas ISSAI y su vinculación con el Manual de Auditoría.
    • Análisis y tratamiento de las No Conformidades emanadas de la auditoría externa de la calidad.
    • Estudio de las normas de auditoría que incorporó el Secretariado Permanente de Tribunales de Cuentas, órganos y organismos de Control Externo. Se analizaron las Normas, el Tribunal mediante Acuerdo N° 6500 resolvió adoptarlas en la medida que no se opongan con la normativa que rige el funcionamiento del Tribunal de Cuentas de Mendoza.
    • Se dio una Capacitación con formato Taller, a los distintos sectores del Tribunal sobre el Manual de Auditoría.
    • Se modificó la estructura del Manual, incluyendo como un proceso la planificación.
    • Se trabajó en el Grupo realizando las siguientes acciones, las mismas cuentan con la colaboración de todos los agentes de la Institución, para llegar al logro de los objetivos:
    • Proyecto “Mochi”: 40 mochilas completas.
    • Colecta de Ropa de abrigo.
    • Colaboración con donación de bicicletas.
    • Colecta Anual de Cáritas: se entregó dinero a la Institución
    • Recolección y traslado de papel dos toneladas durante 2019.
    • Selección, limpieza, recolección, traslado y reciclado de papel GIOL: 4.160 Kg de papel durante el 2019.
    • Ayuda a merendero “Caricias de Amor” de Las Heras.
    • Ayuda a niños con calzado. “Vocalía de solidaridad Colegio Santa María Belén”
    • Continuidad de Becas FONBEC
    • Recolección de pilas y baterías.
    • Entrega de zapatillas.
    • Dos campañas de “donación de sangre” en los meses de mayo y diciembre.
    • Firma del convenio con ACUNAR para tercerizar la última etapa del reciclado de papel.
    • Se adquirieron ocho tensiómetros que fueron puestos a disposición del personal, encontrándose uno por piso.
    • Entrega de caja navideña al personal de servicios de limpieza.
    • Se trabajó en el Grupo realizando las siguientes acciones, las mismas cuentan con la colaboración de todos los agentes de la Institución, para llegar al logro de los objetivos:
    • Se renovó firma convenio con la Obra Social de Empleados Públicos, OSEP, a efectos del control y seguimiento del ausentismo del personal.
    • Se realizó un simulacro de sismo en los meses de abril y setiembre.
    • Se realizó la campaña de vacunación antigripal en la que agentes y funcionarios de la institución fueron vacunados por personal de la Obra Social de Empleados Públicos.
    • Se compraron y distribuyeron elementos para reponer los botiquines de primeros auxilios.
    • Se realizó una campaña de vacunación triple vírica, (contra el sarampión) en la que agentes y funcionarios de la institución fueron vacunados por personal de la Obra Social de Empleados Públicos.
    • Se llevó a cabo el “programa preventivo de salud para mujeres” por el cual en forma conjunta con OSEP se brindan los servicios de examen ginecológico para las mujeres y las esposas de los agentes que trabajan en el Tribunal, actualmente se sigue realizando la actividad.
    • Se aplicó la segunda dosis de vacunación triple vírica, (contra el sarampión) en la que agentes y funcionarios de la institución fueron vacunados por personal de la Obra Social de Empleados Públicos, en la misma oportunidad se aplica la primera dosis contra la Hepatitis B.
    • Se realizó mensualmente el control de rutina y mantenimiento de los ascensores. Se efectuó la desinfección de los edificios del Tribunal.
    • Se llevó a cabo el control de los tableros de Luz y gas
    • Durante el año 2019, el Grupo de mejora de Sinergia Laboral, cuyo objeto es la motivación y socialización de los agentes, participó en la organización del almuerzo con motivo del festejo del día del Tribunal en el salón del Consejo Profesional de Ciencias Económicas. Por otra parte, en la segunda mitad del 2019, se retomaron las actividades el Grupo de Teatro del Tribunal, elenco “Versión Teatro”.

    • Este Grupo ha trabajado en los siguientes aspectos durante el año 2019:
    • Determinar las rutinas de controles automáticos utilizando software de auditoría, profundizando aspectos del control.
    • Incrementar cantidad de organismos que remiten bases de sueldos - Art. 19 Acuerdo N° 2988.
    • Se solicitó que a la base de datos que remite Contaduría, del sistema SIGNOS, se incorporara horas y cargos, de manera de poder contar con más información para detectar incompatibilidades.
    • Se optimizaron las rutinas de control de sueldos, las que permiten obtener pistas de auditoría de posibles incompatibilidades.
    • Presentación y explicación a las áreas de revisión, de la nueva salida unificada para los resultados de los controles de Sueldo, lo que simplifica la tarea por parte de la revisión.
    • Elaboración de proyecto de modificación de la instrucción de trabajo “Revisión de partidas de personal” (IT-HTC-PP-01), que permite incorporar la utilización del resultado de los controles automáticos.
    • Desarrollar los procedimientos necesarios para la verificación de la integridad y seguridad de los distintos sistemas informáticos utilizados por los cuentadantes, que permitan evaluar y determinar la auditabilidad y los riesgos de los mismos.
    • Capacitación sobre la actualización que tuvo el Acuerdo N° 2989 para luego transferir en cada uno de los sectores la mencionada información.v
    • Elaboración de una instrucción de trabajo para auditoria de la seguridad del entorno de procesamiento de los Organismos cuentadantes.