Es importante destacar que el Proceso de Fiscalización inicia el examen de las rendiciones de cuentas de cada entidad controlada, el cual concluye con el Juicio de Cuentas. Esto es así, ya que lo controlado e informado durante la Fiscalización sirven como elementos de entrada en el Juicio de Cuentas junto con la Rendición Anual que presenta el Cuentadante.
En cuanto al proceso de Asesoramiento e Informes Especiales destacamos que es un proceso que se desarrolla a solicitud de cualquier usuario externo, y que puede estar vinculado a temáticas analizadas en el Proceso de Fiscalización o del Juicio de Cuentas según el caso, o que no estén relacionadas directamente a ninguno de los procesos mencionados. Este Proceso fue rediseñado y definido en el Sistema de Gestión de la Calidad, quedando definidos cuatro subprocesos: Tratamiento de Consultas Externas, Tratamiento de Denuncias, Cumplimiento Pedidos de Informes y Cumplimiento de Solicitudes de Información Pública.
Por otra parte, los Procesos de apoyo cumplen la importante misión de ser el soporte de toda la organización y de todos los procesos principales, y atraviesan transversalmente los demás procesos del Honorable Tribunal de Cuentas, siendo vitales para la gestión de los mismos.
Para la supervisión del Sistema de Gestión, el Honorable Tribunal de Cuentas, posee diversos mecanismos, entre los que se destaca, las Auditorías externas relacionadas a Modelos internacionales de Gestión (Normas IS0).
Además, como parte del sistema de control interno, la Dirección de Auditoría Interna y Control de Procesos del Honorable Tribunal de Cuentas, trabaja con un cuerpo de Auditores internos formado por agentes del mismo Honorable Tribunal, analizando el desempeño de los procesos de distintos sectores y proponiendo mejoras a los mismos. Por otra parte, se lleva a cabo el monitoreo permanente a través del SIGESCO, (Sistema de Gestión y Control del Honorable Tribunal de Cuentas), el cual arroja indicadores en forma automática. Durante el año 2021, se realizaron diversos informes sobre la gestión de la Institución, relacionados con los costos de los procesos, subprocesos, seguimiento de las planificaciones, cumplimiento de metas físicas, los cuales contribuyen a la toma de decisiones de la Alta Dirección. Estos informes, quedan plasmados, en un Informe de Revisión Anual de todo el Organismo, el cual se realizó en un período intermedio a setiembre de 2021, y luego al final del año.
Si consideramos que el producto final del Honorable Tribunal de Cuentas es el Fallo de la cuenta, el que resume tanto los procesos de Fiscalización como de Juicio de Cuentas, se expone uno de los indicadores vinculados al tiempo de emisión de los fallos. De acuerdo a la normativa legal el Honorable Tribunal de Cuentas tiene un año para fallar las cuentas desde su presentación, pero existe una meta interna de 8 meses (aproximadamente 240 días) para poder fallar las cuentas, la cual se refleja en el cronograma del Juicio de Cuentas vigente para SIGESCO.
Se muestra a continuación una mejora en el cumplimiento de la meta por parte del Honorable Tribunal de Cuentas, reflejada en un mayor porcentaje de cuentas falladas en 240 días.
(*) Los fallos del ejercicio 2020, aún no se encuentran concluidos, motivo por el cual el dato es provisorio, conforme a los fallos emitidos hasta 31-12-21 respecto de rendiciones de cuentas 2020.
El Digesto está integrado por Normas Nacionales, Provinciales, Municipales y las emitidas por el Honorable Tribunal de Cuentas.
El objetivo es que las autoridades y auditores puedan consultarlas fácilmente al efectuar su tarea de revisión y control.
Cuenta con un índice que permite consultar la normativa por distintas opciones, como son: Tipo de Norma, Número, Fecha de Emisión, Fecha de Publicación, Palabra Clave, Organismo Emisor, Organismo de Aplicación y Voz Jurídica.
Objetivos logrados:
1- Durante la primera mitad del año 2021 se ha continuado trabajando y actualizando el Sistema Digesto de forma semi presencial y durante la segunda mitad del año se trabajo de forma presencial.
2- Se respondió la totalidad de las solicitudes de normas que los empleados del Honorable Tribunal de Cuentas realizaron en el ejercicio 2021, las que totalizaron 38 solicitudes con un tiempo de respuesta promedio de 1.66 días según sistema de solitud de normas ingresando por Digesto. A través del Sistema de Requerimientos de Sigesco se recibieron 121 requerimientos de incorporación de normas los que fueron finalizados satisfactoriamente.
3- Se ha confeccionado el texto actualizado que comprende a las normas de legajo permanente cargadas en el Sistema.
4- He participado en el Grupo de Higiene y Salud Ocupacional actuando como coordinador de equipo de Brigadistas con que cuenta el Honorable Tribunal de Cuentas.
5- Se ha cumplido con la documentación de la calidad (Norma ISO) en cuanto a la actualización del Sistema Digesto, con la siguiente cantidad de normas cargadas (incluida la documentación del Sistema de la Calidad) de acuerdo a las siguientes fuentes (comparando con datos de la Memoria Anual 2020 y 2019).
6- Confección de indicadores de rendimiento: se elevaron al Director de Asuntos Jurídicos y Secretaría Relatora y a la Dirección de Auditoría Interna y Control de Procesos, las mediciones de los indicadores de Gestión que se definieron oportunamente.
7- A pedido de la Dirección se realizó la planificación del sector para el año 2021 en el marco de la Norma ISO 9000 versión 2015, para ello se realizó el análisis de partes interesadas, el análisis de contexto interno y externo y el análisis de riesgos junto con el análisis FODA.
8- En el mes de diciembre de 2021 se elevó propuesta referida a una nueva forma de trabajo para la carga de archivos en Digesto. Se coordinará con Sistemas y Comunicaciones para llevar adelante el proyecto de modificación en la generación y manejo de archivos.
Asimismo, es de destacar que dicho Sistema se mantiene en permanente actualización, siendo incluso muchas normas tematizadas desde la óptica contable y jurídica, conforme su contenido y sus destinatarios. Con el paso del tiempo, este Sistema se ha ido modificando de acuerdo a las exigencias de nuestros usuarios, el cambio tecnológico, y nuestra propia experiencia, de manera de no quedar obsoleto y que las utilidades que el mismo brinda satisfagan las necesidades de quienes lo usan para buscar la normativa necesaria para desarrollar las labores del Honorable Tribunal de Cuentas.
La capacitación del personal, durante el 2021 tuvo un fuerte impulso la metodología aplicada en el año anterior de, Aula Virtual y potenciado por la presencialidad de las reuniones internas. Se planificaron para el año 72 capacitaciones de las cuales se realizaron 42 actividades, logrando el 55% de cumplimiento del Plan.
La vinculación con otros Organismos fue un aspecto importante para alcanzar el cumplimiento de nuestros encuentros y además para dar a conocer nuestra gestión interna, como fue con la participación de las Jornadas Nacionales Virtuales de Tribunales de Cuentas.
Por último, otro avance del área fue la implementación de un sistema de seguimiento y comunicación con el Cuentadante que nos permitiera conocer sus necesidades de capacitación y su nivel de satisfacción con el auditor revisor durante sus visitas. Esa información fue tomada en el armado del plan de capacitación 2022.
Se han realizado capacitaciones vinculadas con otros Organismos como Defensa Civil, INAP y la Escuela de Gobierno de la Legislatura. En todos los casos fueron actividades previstas en el plan, pero dictadas por profesionales de estas Instituciones.
Durante el año 2021, y por medio de un convenio firmado con la Facultad de Ciencias Económicas de la UNCuyo, se habilitó la plataforma de ECONET-MOODLE, para HTC-CAPACITA, y un correo para el Honorable Tribunal de Cuentas con la extensión de la Facultad que permite tener una cuenta Enterprise y también un repositorio propio. Estas herramientas han permitido intensificar las capacitaciones virtuales y posibilitan el seguimiento y evaluación de las actividades realizadas.
Algunas de las capacitaciones del Plan que se han impartido por nuestra Aula Virtual son:
La jornada saludable fue una iniciativa de OSEP y el Ministerio de Economía y Energía con el objetivo de prevenir y cuidar en forma integral la salud de los empleados del Estado.
La intención desde el área de Capacitación, fue replicar la actividad de manera exclusiva para nuestro Organismo.
En la Jornada, los trabajadores recorrieron un Circuito Saludable que constaba de las siguientes postas o estaciones:
El Honorable Tribunal de Cuentas avanza en la incorporación de Tecnologías de la Información, con objeto de: mejorar la calidad de sus procesos; favorecer el control oportuno, eficaz y eficiente; ayudar a la toma de decisiones en tiempo y forma; satisfacer las necesidades de información de partes interesadas, producir economías en sus tareas y favorecer el Teletrabajo.
En dirección a estos lineamientos, las principales metas alcanzadas durante el ejercicio 2021 por la Subdirección de Sistemas y Comunicaciones son:
El Honorable Tribunal de Cuentas cuenta con el Sistema SIGESCO (Sistema de Gestión y Control), de arquitectura basada en web y del tipo BPM para la gestión de procesos del Organismo. Dicho Sistema es desarrollado por la división de Desarrollo de la Subdirección de Sistemas.
Las principales funcionalidades son: